“De dynamische roosterkoppeling met Somtoday ontzorgt en geeft meteen het actuele beeld weer”
Jeannette Meinen, roostermaker bij VSO Mariëndael
Roosters op maat met Xedule & MyX op VSOMariëndael
VSO Mariëndael zocht een tool om roosters op maat te maken. Ze kwamen uit bij Xedule en maken veelvuldig gebruik van de module MyX en de dynamische roosterkoppeling met Somtoday.
De leerlingen van VSO Mariëndael volgen speciaal onderwijs op vmbo basis- en kaderberoepsgerichte leerweg, vmbo theoretische leerweg en havo. Op deze school zitten ruim 300 leerlingen en het onderwijsaanbod wordt afgestemd op de ondersteuningsbehoefte van de leerlingen. De ondersteuningsbehoefte kan voortkomen uit een lichamelijke beperking, problematiek vanuit het autismespectrumstoornis, maar bijvoorbeeld ook internaliserende problematiek, zoals angst of dwang.
Jeannette Meinen, al 30 jaar werkzaam bij Mariëndael, legt uit dat de leerlingen ondersteund worden bij hoe ze moeten leren, het leren kiezen en het leren leven. “Ons streven is dat de leerling steeds meer de regie over zijn leren en leven neemt. Het uiteindelijk behaalde diploma is voor iedereen hetzelfde, de weg ernaar toe kan verschillend zijn”. Ook vertelt ze dat de groepen uit ongeveer 13 leerlingen bestaan waardoor maatwerk geboden kan worden in de vorm van gepersonaliseerd leren.
De mogelijkheid om leerdoelen te stellen met MyX
Jeannette vertelt dat een aantal collega’s op studiereis is geweest naar Zweden en dat vanuit daar de vraag ontstaan is tot meer op maat gemaakte roosters voor de leerlingen. “Vanuit daar zijn we op zoek gegaan naar een methode waarbij het mogelijk is om leerdoelen te formuleren. Hierbij moest er een mogelijkheid zijn voor docenten om leerdoelen te formuleren, maar ook voor onze leerlingen. Xedule biedt de module MyX aan, die hier naadloos op aansluit.” Jeannette vertelt dat door gebruik te maken van de module MyX de mogelijkheid is gecreëerd voor de leerlingen om zich in te schrijven op lessen. Dit ondersteunt tevens het doel om leerlingen te leren kiezen.
Implementatietraject Xedule
Tijdens de implementatie van Xedule hebben we voor een aantal uitdagingen gestaan, vertelt Jeannette. De leerlingen binnen VSO Mariëndael hebben een eigen rooster op maat. Het grote verschil met regulier voortgezet onderwijs is dat de leerlingen van VSO Mariëndael niet iedere dag of dagdeel aanwezig zijn. Het indelen van groepen leerlingen per vak is hierdoor erg complex. “Normaal volg je als leerling gedurende de week altijd met dezelfde groep de lessen van een bepaald vak en wordt het rooster ook gemaakt voor de hele groep. Vanuit dit uitgangspunt hebben we gekeken naar de individuele leerling en waar nodig zijn leerlingen op het bestaande rooster opnieuw ingedeeld zodat zij een aaneengesloten rooster hebben en alle lessen van het vak kunnen volgen.”
Naast de verplicht te volgen lessen kunnen leerlingen gedurende de week op bepaalde momenten kiezen waar ze aan willen werken. Ook hier is bij het maken van het rooster gekeken naar hoeveel plaatsen beschikbaar moeten zijn, zodat alle leerlingen kunnen kiezen.De koppeling met Somtoday is zo ingericht dat niet de roosters van de groepen worden gepubliceerd, waarbij gekeken wordt naar de leden van de groep, maar het leerling rooster.
In april 2019 is VSO Mariëndael gestart met een aantal cursusdagen. “We hebben een zogenoemde ‘bootcamp’ gehad waarbij we vijf dagen aan één stuk hebben leren werken met Xedule.”
Ook vertelt Jeannette dat ze in het begin haar twijfels had of het werkbaar zou zijn. “Nu anderhalf jaar later denk ik daar heel anders over: het is bijna een verslavend programma, moet ik eerlijk zeggen.”
Dynamische roosterkoppeling Somtoday
VSO Mariëndael maakt gebruikt van de dynamische roosterkoppeling met Somtoday. Jeannette vertelt dat ze deze koppeling als heel prettig ervaart. “We liepen er tegenaan dat roosterwijzigingen vaak handmatig doorgevoerd moesten worden in Somtoday. Met een export vanuit Xedule zijn deze wijzigingen altijd up-to-date. Dit resulteerde in een handeling minder en het scheelt ons veel tijd.”
Ook vertelt ze dat door Xedule de individuele leerling roosters zichtbaar zijn in Somtoday, waardoor de absentielijst altijd actueel en kloppend is. We concluderen samen dat de export naar Somtoday vele malen beter is geworden, waardoor er veel tijd bespaard wordt.
Op de vraag of ze nog meer voordelen ervaart van de dynamische roosterkoppeling met Somtoday geeft ze aan dat de leerlingen vaak externe gesprekken hebben vanwege de ondersteuningsbehoefte. Deze afspraken worden nu in Xedule vastgelegd waardoor overzichtelijk is geworden waar de leerling is en of er geroosterd kan worden. Ze vertelt dat nu ook de PTA-toetsen ingeroosterd worden met Xedule, iets dat voorheen niet mogelijk was.
Samenwerking Advitrae
Jeannette vertelt dat ze de samenwerking met Advitrae als prettig heeft ervaren. “We hebben erg lopen stoeien met het inrichten van de inschrijflessen, maar Jolanda Hilgen en Ilona Leferink hebben ons goed geholpen om hier een oplossing voor te vinden.”
Ook heeft VSO Mariëndael gebruik gemaakt van de kennis die onze Xedule Professionals te bieden hebben. “Vanaf oktober 2019 hebben we Xedule Professional Celesta Mennens de kans geboden om stage bij ons te komen lopen. Uiteindelijk is zij bijna 1,5 jaar bij ons geweest.” Momenteel hebben ze nog ondersteuning van Xedule Professional Laura Looijenga. Jeannette vertelt dat het heel prettig is dat er altijd iemand is om mee te kunnen sparren.
“We vinden het heel prettig dat we individueel gericht een rooster kunnen maken en de ondersteuning krijgen als we die nodig hebben”, sluit Jeannette af.
